版本版次：A0
环境管理系统
制定日期:16年05月15日
文 件 编 号
文件与资料管制程序
修改日期:
XX-2-7
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一、目的
制定本程序以确保公司文件制订、修订、回收、废止及保管均得到有效的管制，使过时作废的文件及时撤离各使用场所，并能随时获得适当且有效之Zui新版本。
二、范围
凡属本公司与环境系统有关的文件和资料的制作与管理均适用之。（如：环境手册、程序文件、作业指导书、表单、ISO14001标准等）。
三、标准
ISO14001/2015 7.5 文件化信息。
四、权责
4.1内部文件管制权限表
文件类别文件名称制订审核核准分发管制部门一阶环境手册执行总干事管理者代表及部门主管 Zui高管理者文管中心二阶程序文件部门负责人管理者代表及部门主管Zui高管理者文管中心三阶作业指导书部门负责人管理者代表及部门主管Zui高管理者文管中心四阶环境记录随同一、二、三阶层文件一同审批文管中心
4.2外来文件
外来文件于封面加盖文件发行章并登录于【文件一览表】中，按条款6执行。
五、定义
5.1外来文件
ISO14001标准、客户图纸与资料及客户标准、法律法规、国家标准、行业标准等文件。
六、作业内容
6.1体系文件系统架构为如下四层
6.1.1环境手册（一阶文件）：叙述公司方针与环境政策之文件；
6.1.2 作业程序（二阶文件）：与ISO14001:2015系列要项相关之所需程序文件、管理办法等；
6.1.3支援文件（三阶文件）：作业指导书、操作标准书等；
6.1.4标准窗体格式（四阶文件）：为记录活动、产品和服务的状态和所达到的结果的体系记录所需之标准表单格式。
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6.2环境系统文件编号原则
为了控制文件皆有一独立的编号，其编号方法如下:
6.2.1一、二、三、四阶文件类别代号
6.2.2一、二阶文件“环境手册、作业程序书”之编号原则
6.2.3三阶文件之作业标准等编号原则
6.2.3.1三阶文件编号原则
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6.2.5四阶文件标准表单格式编号原则
6.2.6部门代号
管理者代表：MA 文管中心：DM 管理部：MM W营业部：WS
W品保部：WQ W生产部：WP W技术部：WL
6.2.7文件版本版次
6.2.7.1一、二、三阶文件
版本（由A-Z）
版次（由0-9）
6.2.7.2四阶文件
6.2.8一、二、三阶文件页次以B/A表示
A---表示该文件的总页数
B---表示该文件的页次
6.3文件制订、修订、废止作业
6.3.1文件制订作业：一、二、三阶文件，由制订部门填写【文件制订、修订、废止申请】经权责主管审核后，依据本文件要求进行制订，制订单位制订好之文件送相关部门会签，相关部门于【文件制订、修订、废止申请】会签无异议后，交文管中心按文件编号系统（6.2）编号,呈请核准后发行.
6.3.2文件修订作业
6.3.2.1一、二、三阶文件若有不合现状需修改或增订者,由欲修改或增订部门或人员提出【文件制订、修订、废止申请】,转相关部门会签后,呈权责主管审核.原文件制订部门接获已审核完成之【文件制订、修订、废止申请】在文件修订记录写明【文件制订、修订、废止申请】编号内容,经权责主管审核后文管中心按6.4分发、回收处理。
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6.3.2.2一、二、三阶文件的修订,文管中心需在【文件修订记录】中记录修订页次、版本、修订日期并将修订内容记录于【文件修订记录】。
6.3.2.3文管在被修订内容处用加粗斜体标识以示区分。
6.3.3一、二、三阶文件废止作业:文件废止之申请,核准同6.3.2规定办理,文件废止核准后,编号不可重复使用,废止之文件原稿由文管中心在封面之文件发行字段盖上【作废章】后保管。
6.4文件分发、回收作业
6.4.1经核准发行之一、二、三阶文件,由文件管制中心以【文件分发清册】列帐管理,
并于文件封面管制发行章栏内和文件各页次右上之空白处盖上发行管制章后发行,
收文部门于【文件签收回收记录】签收；
6.4.2经核准发行之四阶文件,由文件管制中心以【文件分发清册】列账管理,文件不作
封面,发行管制章盖于每页的右上之空白处后发行,收文部门应于【文件分发清册】
上签收；
6.4.3修改及废止时,应由文件管制中心依分发记录回收旧版不适用之文件销毁，回收时
并应注意数量及内容之完整性,如为了法律规定或提供信息参考资料可不回收,但
于文件上应标示注明“仅供参考”；
6.4.4因业务需求,须将本公司图纸或标准提供给供应商时,文管中心应在文件上加盖【发
行章】,并记录于【文件分发清册】由接收人在【文件签收回收记录】上签名确认。
6.4.5文件之各式分发章,均为原始盖章,如为复印之文件视同无效,若须复印,应于文件封
面之管制发行章栏内加盖“仅供参考”。
6.5文件保存、销毁作业
6.5.1文件之保管
6.5.1.1与环境有关经核准发行之“环境手册、作业程序书、支援文件及标准窗体格
式”之Zui新版本均由文件管制中心列账保管。
6.5.2文件之保存
6.5.2.1旧版及文件废止回收时,文件管制中心需注记录回收情形,各单位不得保有旧
版本不适用之文件,但文件管制中心则需保存第一、二、三阶历次版本之原稿,并
需加以区隔标示(如盖“旧版”字样章),及与有效之文件分开保存。
6.5.2.2过时无效但有特别需求者,依6.4.3办理。
6.5.2.3记录之保存期限,如未有特殊规定,依【环境记录管理程序】办理, 有特
殊情况者则另订之。
6.5.3文件之销毁
6.5.3.1由各单位回收之旧版本不适用之文件,由文件管制中心统一销毁或盖作废章
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处理；
6.5.3.2逾保存期限之文件及记录,由各类文件之保管单位销毁。
6.6文件之档案管理
6.6.1非操作现场使用之文件,须由各单位主管派人集中管理；
6.6.2各单位应持有Zui新版本版次之文件,故文件管制中心需每三个月依【文件分发清册】制订Zui新版本版次文件给各单位核对,以确保各所持有为Zui新版本版次之文件；
6.6.3文件如发现有破损,缺页,字迹模糊等,应交由文管中心更新补发列印方式自行处理,作业办法依6.6.5规定办理,回收之旧文件由文管中心统一盖“作废章”视同文件无效；
6.6.4文件管制中心须设专人管理,以确保资料之正确使用；
6.6.5文件分发份数不够,遗失或损毁时,需求部门可填写【临时通知单】经管理代表核准后,由文件管制中心依文件发行作业规定办理发行；
6.6.6任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字元号,若因字体错误得由制订人盖章勘误之。
6.7外来文件只需文管中心进行编号交环境管理者代表核准后在其封面的右上角加盖蓝色“
外来文件”印章，对于一些行业标准或国家、guojibiaozhun应由环境管理者代表每半年向有关机构咨询Zui新版本状况，以使现场使用的为Zui新有效版本的文件。
6.8环境体系的定期评估
6.8.1环境体系应每年由环境管理者代表提交管理审查会议予以评审,以评价环境体系之充分性、有效性与适用性。
6.9各种文件管制章
6.9.1发行章
6.9.2补发章
6.9.3旧版章
6.9.4仅供参考章
6.9.5作废章
6.9.6外来文件章
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发行章 补发章
七、参考文件
7．1《环境记录管理作业程序》
八、流程图
流程图（附图）
九、使用表单
9.1《文件制订、修订、废止申请》
9.2《文件制(修)订记录》
9.3《文件分发清册》
9.4《文件签收回收记录》
9.5《文件一览表》
9.6《文件封面用纸》
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附图:
文件与资料管制作业流程
