实验室CNAS认证是中国合格评定国家认可委员会对实验室的认可工作。实验室CNAS认证的价值和作用很多,但完成认证是一个复杂的过程。
对此质尚质量梳理了实验室CNAS认证的流程和方法,供参考。
模块1 CNAS认证的目的和价值
CNAS实验室认证的主要目的是推进合格评定机构按照相关标准和规范加强建设,确保其公正、科学、准确地为社会提供服务。
CNAS实验室认证的价值主要有可申请享受国家政府补贴、可开展对外检测工作、可提升企业形象、可申请成为国家实验室成员等。
模块2 CNAS认证流程
阶段1 实验室的规划和质量管理体系建立
实验室若申请CNAS认可,首先要依据CNAS的认可准则,建立管理体系。
1.1实验室建立管理体系及文件。除满足基本认可准则的要求外,还要根据所开展的检测/校准/鉴定活动的技术领域,同时满足CNAS基本认可准则在相关领域应用说明、相关认可要求的规定。
文件编写小组按ISO/IEC17025要求编制文件。文件层次一般分为四层:质量手册,程序文件,作业指导书,操作规程,记录和表单。
要明确实验室的法律地位,要求实验室或其所在组织是能够承担法律责任的实体。如果实验室是独立法人单位,应具备相应的法律文件,证明其有合法的服务范围和独立机构编制;如果实验室隶属于某一法人单位,应有独立建制,其机构组成应有主管部门(独立法人单位)的批准文件(如授权书),实验室负责人应有主管部门的正式书面任命,并授权实验室独立进行规定范围的检测工作。
实验室的组织架构需要在质量手册中体现,即实验室的总体要求,主要包括法人、管理层、活动范围、符合对象、活动地点、组织机构、人员职责和权限、质量负责人和管理层的要求。在现场评审过程中,主要问题表现在实验室活动中,实验室的法律地位及法人的任命文件不全面,实验室平面图没有包含所有的检验场所。同时,实验室的组织机构图需包含内部和外部组织机构,外部组织机构图要表明与本实验室的关系,包含上下级关系和支持协作关系等。
1.2 实验室的管理体系至少要正式、有效运行6个月后,进行覆盖管理体系全范围和全部要素的完整的内审和管理评审。
※正式运行
所谓正式运行,是指初次建立管理体系的实验室,一般要先进入试运行阶段,通过内审和管理评审,对管理体系进行调整和改进,然后再正式运行。
※有效运行
所谓有效运行一般是指管理体系所涉及的要素都经过运行,且保留有相关记录。对于实验室不从事认可准则中的一种或多种活动时,如分包校准等,可按准则要求进行删减。
※内审
实验室在策划内审时,要从机构设置、岗位职责入手,从风险控制的角度确定内审范围和频次,制定内审方案。内审“检查表”(或其他称谓)要记录相应客观证据并具有可追溯性。
内审一般由Zui高管理者授权,质量负责人负责,主要审核依据包括:CNAS认可文件及法律法规,实验室质量管理体系文件、合同等,并要编制内审计划及审核案,内审应覆盖全部检测活动、场所及岗位,内审员要独立于检测活动,并经培训授权上岗,对内审活动中发现的不符合项进行跟踪验证、并将内审结果报告至管理评审。
※管理评审
管理评审是确保体系持续适用和有效,并进行必要的变更或改进。一般采取会议评审的方式,通常每年一次,由Zui高管理者主持。
管理评审的输入为质量方针和质量目标的实施完成情况,方针目标的适宜性,能力验证或实验室比对的结果;不符合检测工作所采取的纠正和预防措施,客户反馈/投诉和顾客满意调查,总结内审结果和外审结果;质量监督情况总结;员工培训实施情况总结;资源满足情况及工作总结。
管理评审的输出:提出改进措施和改进方向,提出下一步的工作计划。
1.3邀请三方机构预评审
第三方检测机构管理评审是一项重要的工作,它旨在通过对检测机构的管理体系进行审核,确保检测机构能够按照既定的标准和要求运行。
在管理评审过程中,相关人员会通过查阅相关文件资料、现场检查、与员工交流等方式,全面了解检测机构的管理体系运行情况。如果发现存在问题,管理评审相关的人员会提出改进建议,帮助检测机构不断完善管理体系。
阶段2 提交申请
2.1实验室可登录CNAS网站www.cnas.org.cn/“实验室/检验机构认可业务申请”系统填写认可申请,并按申请书中的要求提供其他申请资料。
2.2按照CNAS实验室要求,准备申请材料,包括实验室简介、组织架构、质量管理体系文件、检测能力范围等。
2.3提交申请材料,等待CNAS审核。
阶段3 受理决定
3.1 CNAS秘书处收到实验室递交的申请资料并确认交纳申请费后,首先会确认申请资料的齐全性和完整性,然后再对申请资料进行初步审查,以确认是否满足CNAS-RL01第6条所述的申请受理要求,做出是否受理的决定。
3.2 CNAS秘书处在资料审查过程中(做出受理决定前)会将所发现的问题通知申请实验室,实验室要在1个月内书面回复CNAS秘书处,对所提问题进行澄清或采取的处理措施,在回复后的2个月内,其提交的整改资料,经审查能够满足受理要求。否则会导致不予受理其认可申请的后果。注:实验室的整改有可能需要反复多次,因此实验室尽早提交整改材料。
3.3 由于申请人不符合申请受理条件,CNAS秘书处业务处将向申请人发出不受理认可通知书。申请人对CNAS秘书处的不受理决定有异议,可于接到不受理通知后10个工作日内,向CNAS秘书处提出申诉,逾期则视同接受CNAS对于申投诉的处理,可参看CNAS-R03《申诉、投诉和争议处理规则》。
阶段4 文件评审
4.1 实验室评审前的准备
实验室项目负责人需要熟悉CNAS的现场评审报告及表格,对推荐认可的实验室检测能力范围、实验室检测/校准能力核查记录、实验室现场试验/演示试验记录表要给予特别关注。同时,要根据评审要求提前准备好试验样品。注意现场试验的选择,将要求覆盖实验室认可的所有仪器设备、检测方法/校准方法、类型、主要试验人员、试验材料。
接下来,要根据评审组长制定的“现场评审日程表”,确定评审的陪同人员、日程安排和交通安排。
实验室方面的授权签字人提前熟悉认可规则和政策、认可条件以及认可标识和证书的使用规定。
在必要时,实验室可请外聘专家进行模似评审,进行评审前的“热身”,发现问题迅速整改。
4.2 CNAS秘书处受理申请后,将安排评审组长对实验室的申请资料进行全面审查, 在文件评审中,评审组长发现文件不符合要求时,CNAS秘书处或评审组长会以书面方式通知实验室进行纠正,必要时采取纠正措施。
4.3 评审组长进行资料审查后,会向CNAS秘书处提出以下建议中的一种:
实施预评审
预评审不是预先的评审,预评审只对资料审查中发现的需要澄清的问题进行核实或做进一步了解,对预评审中发现的问题,评审组长可告知实验室,但不能提供有关咨询。预评审的结果不作为评价实验室质量管理体系和技术能力的正式依据,也不能作为减少正式评审时间的理由。
实施现场评审
文件审查符合要求,或文件资料中虽然存在的问题,但不会影响现场评审的实施时提出。
暂缓实施现场评审或不实施现场评审
文件资料中存在较多的问题,直接会影响现场评审的实施时提出,在实验室采取有效纠正措施并纠正发现的主要问题后,方可安排现场评审;
文件资料中存在较严重的问题,且无法在短期内解决时提出,或实验室的文件资料通过整改后仍存在较严重问题或经多次修改仍不能达到要求时提出。
阶段5 现场评审
5.1 现场评审的具体日期由CNAS秘书处或委托评审组长与实验室协商确定。
5.2 组建评审组后,由CNAS秘书处向实验室发出《现场评审计划征求意见表》征求实验室的意见, 实验室确认《现场评审计划征求意见表》后,CNAS秘书处会向实验室和评审组正式发出现场评审通知,将评审目的、评审依据、评审时间、评审范围、评审组名单及联系方式等内容通知相关方
5.3 现场评审
评审组将会按照评审计划的日程及现场评审核查表开展评审。以家电安规及能效检测实验室为例,认可依据是检测和校准实验室能力认可准则,检测和校准实验室能力认可准则在电气检测领域的应用说明,检测和校准实验室能力认可准则在化学检测领域的应用说明。
评审的一般程序:首次会议→现场巡视→现场评审→评审组内部会与被审实验室沟通→末次会议。
评审内容主要是对实验室技术能力进行确认,手段主要有:现场试验、测量审核(盲样试验)查阅能力验证结果+能力变化情况+核查仪器设备配置、现场演示+现场提问+核查仪器设备配置、现场提问+查阅记录/报告+核查仪器设备配置等,技术评审员将对被测对象所涉及的所有参数逐项确认,并尽可能采用现场试验的方式。
5.4 现场评审结论仅是评审组向CNAS的推荐意见,根据CNAS-J01《中国合格评定国家认可委员会章程》由评定委员会做出有关是否批准、扩大、缩小、暂停、撤销认可资格的决定意见。
5.5 现场评审后,实验室可登录CNAS网站服务专栏下载《实验室/检验机构评审人员评审现场状况调查表》,并于评审工作结束后5个工作日内,将填写完成的表格反馈至CNAS评审员处,对评审员现场评审表现作出评价。
阶段6 整改验收
6.1 对于评审中发现的不符合,实验室要及时进行纠正,需要时采取纠正措施,一般情况下,CNAS要求实验室实施整改的期限是2个月。但对于监督评审(含监督+扩项评审)和复评审(含复评+扩项评审)时涉及技术能力的不符合,要求在1个月内完成整改。
6.2 部分情况下,评审组会对不符合项的整改,考虑进行现场验证,一般情况下,现场验证由原评审组进行。
6.3 评审组在现场评审结束时形成的评审结论或推荐意见,有可能根据实验室的整改情况而进行修改,但修改的内容会通报实验室。
阶段7 颁发证书
7.1 实验室通过了现场评审,并不等于获得了认可。根据CNAS-J01《中国合格评定国家认可委员会章程》规定,由评定委员会做出批准认可的决定。
7.2 CNAS秘书处会向获准认可实验室颁发认可证书以及认可决定通知书,并在CNAS网站公布相关认可信息。实验室可在CNAS网站“获认可机构名录”中查询。注:认可批准后,CNAS将在网上预公布实验室获认可的范围,实验室如有异议可向专门信箱(scope@cnas.org.cn)发送信息,由CNAS甄别处理。
7.3 目前CNAS实验室认可周期及认可证书有效期的规定见CNAS-RL01《实验室认可规则》第5.1.7条。