质量管理体系审核员如何写好检查表

一、检查表的作用

检查表也称检查单，是审核员自己编制的用于在实施现场审核时使用的审核提纲和备忘录，是根据分配的任务和审核准则策划和编制的工作文件。应用检查表的作用主要体现在以下几点：

1、确保审核目标明确。

检查表中列出了审核条款，明确了检查内容，不至于遗漏项目内容；

确定了检查方式方法，免得临场慌乱；

按检查表审核可以避免审核员偏离审核目标。

2、保持审核内容完整。

检查表是审核员在审核前进行策划准备的结果，不但考虑了标准的要求、审核计划的统筹安排、对受审核方提供信息的了解，还考虑了有效实施审核的方式方法等内容。

3、保证审核节奏可控。

审核员在编制检查表时考虑了审核时间、审核方式方法、审核的步骤和内容、审核证据和发现的记录等，按检查表审核，有利于审核员在审核过程中对审核节奏的把控，从而保证审核进度。

4、避免审核的随意性。

审核员在审核时可能会对自己熟悉的、感兴趣的问题进行长时间深入审核，而对自己不熟悉的、不感兴趣的问题就不愿意过多涉及，按检查表审核则可以避免这种随意性情况的发生。

二、检查表的编辑依据

编制检查表的主要依据是：

审核计划；

GB/T 19001标准；

受审核方的质量管理体系文件化信息；

适用的法律法规、标准、合同和其他要求；

收集到的受审核方有关信息。

三、编制检查表的思路

（一）基本问题的确定

本要素有哪些主要活动？标准中要求的输入和输出是什么？

本要素涉及哪几个部门的职责？主控部门是哪些？配合部门又事哪些？

受审核方对本过程做出了哪些规定？

从哪些方面能反映出本过程的有效性？

（二）审核的方式方法

质量管理体系审核中通常主要有以下4种审核方式：

按过程审核。优点是目标明确，易与准则对照；缺点是审核重复往返多、效率低，在部门较多的清况下，受审核方的各部门会全程等候，对受审核方的正常工作过程干扰较大。

按部门审核。优点是效率较高，减少对一部门往返重复的次数；缺点是审核要素间的接口易遗漏，此时应加强审核小组间信息的沟通工作。

顺向追踪审核。优点是系统性强、可观察接口，信息量大；缺点是费时。

逆向追溯审核。优点是针对性强、有利于发现问题；缺点是问题复杂时不易理清，信息量小，对审核员能力要求高。

具体采用哪种或哪些审核方式不可一概而论，应结合受审核方实际和现场审核情况的变化，结合审核方式的特点，区别情况选择一种活多种方式结合使用。

审核中收集信息的方法也可以在检查表中明确，主要方法有以下4种：

问。可以向受审核方的员工、管理者、为组织工作活代表组织工作的人员以开放式、封闭式活澄清式等形式进行交谈

查。可以通过查阅、评审受审核方的文件、记录、评价和评审等形式对相关审核证据进行收集。

看。观察受审核方质量管理体系覆盖范围内的运行所需工作环境、设施设备、人员操作、环境工艺、图纸规范、测量手段等有效性审核证据进行收集。

抽样。审核是一个抽样调查的过程，在编制检查表时应合理设计审核抽样方案，通过抽样获得信息，以使审核员确信能够实现审核目标。

（三）策划审核路线

检查表中应根据确定的审核方式策划审核展开的路线：

按PDCA循环审核每个过程，即：

策划——实施——检查——改进；

从检查——实施——规定；

从主管部门——执行部门/场所；

从执行/使用部门——主管部门；

关键过程重点查；

从过程控制的结果，查控制的有效性，或从控制的有效性查控制的结果。

四、检查表的内容

检查表由审核员在制式表格上编写，主要应能体现审核的思路、方式、方法和抽样方案，其内容包括：

1、查什么。

检查表主要列出检查项目，确保审核覆盖内容的完整，检查表中确定的审核内容应以审核准则为依据，考虑审核范围、审核计划的要求。

2、如何查。

检查表中应包括对审核抽样方案的设计，根据审核准则、受审核方提供的相关信息等，确定审核中找谁查，采取什么方法查，为确保审核证据收集的充分性，要考虑可行的审核方法、技巧的应用，以及审核抽样的样本量。

3、怎么记。

审核过程中要对审核的证据进行记录，审核标准条款直接要求的证据和能证明所审核条款符合性的直接要件为一级证据，通常用于具体说明或解释一级证据的符合性的由一级证据衍生出来的信息为二级证据，一般应采用过程方法审核并记录；关键/重要过程和活动应详细记录，一般过程和活动适当简化记录；正面信息适当简化记录，负面信息详细记录；审核记录应具有可追溯性。

五、抽样方案的确定

质量管理体系审核过程中，在检查所有可获得的信息不实际或不经济的情况下，则需要审核进行抽样检查。审核抽样的目的是提供信息，以使审核员能够实现审核目标。由于审核抽样的样本对审核结果的有效性影响较大，所以在检查表中一定要确定审核过程合理的抽样方案。

（一）审核抽样的步骤

典型的审核抽样包括以下步骤：

明确抽样计划的目标；

选择抽样总体的范围和组成；

选择抽样方法；

确定样本量；

进行抽样活动；

收集、评价和报告结果并形成文件。

（二）审核抽样的方法

审核可以采用条件抽样。条件抽样依赖于审核组的知识、技能和经验，是目前在管理体系审核中经常使用的一种抽样方法，但这种方法可能无法对审核发现和审核结论的不确定性进行统计估计。

审核也可以采用统计抽样。统计抽样就是随机选取样本，运用概率论评价样本的结果，一般分为简单随机抽样、等距抽样、类型抽样和整群抽样。当每个样本只有两种可能的结果时使用计数抽样，当样本的结果是连续值时使用计量抽样。

（三）影响抽样的因素

影响审核抽样方案的关键因素主要有：组织的规模、胜任的审核员的数量、审核的频次、单次审核时间、外部所要求的置信水平、可接受置信水平。

审核抽样方案如果遵循“明确总体，合理抽样”原则，就已经采用了“统计抽样”，该原则的充分实施可以有效地降低抽样带来的审核风险。明确总体是指要圈定拟审核对象的总体；合理抽样是指要一定数量、分层抽样、适度均衡、随机抽样、独立抽样、有代表性的抽样和覆盖全面。

值得一提的是，不同性质的场所、职能、产品和过程不能进行抽样审核。

六、编制检查表应注意的几个问题

检查表的编制不能脱离审核准则，包括质量管理体系标准、受审核方质量管理体系形成文件的信息及其他相关文件、信息，应结合受审核方实际，将审核准则的相关规定转化为检查表中的审核内容。

检查表中不能只列审核项目，即只明确查什么而忽视审核方法和抽样方案的设计。

不能仅按GBT19001要求编制检查表，不能简单地将标准中肯定句变为疑问句。

要注意应用检查表的风险，即当关键过程未能识别，或样本没有代表性时会影响审核结果的正确性。

七、意见建议

检查表是审核员自用的工作文件，所以不需要向受审核方展示，也不需由受审核方确认；

现场审核中应按所编制的检查表实施审核，不要随意偏离；

审核中如果发现审核范围有改变，可不局限于原审核范围；

审核中如遇到不符合或重大线索，如事先编制的检查表中无此内容，可临时追加审核内容，严重不符合是质量管理体系存在系统性的、重复出现的、全面性区域性失效或者后果严重的情况，而一般不符合对质量管理体系来说是偶发的、个别的、孤立的且性质轻微的问题。