ISO14001-2015环境体系文件-环境记录管理程序08
版本版次：A0
环境管理系统
制定日期:16年05月15日
文 件 编 号
环境记录管理程序
修改日期:
XX-2-08
页 次： 1/3
一、目的
确保与体系活动有关之环境记录，易于阅读、识别、查阅、归档、储存、维护与处理，以证明所需环境已达成且证明环境管理系统之有效运作。
二、范围
本公司及来自相关方之有关环境记录均属之，如各阶段环境监测记录，内部环境稽核报告，测量仪器的内外校对记录，环境因素识别表，环境因素清单，管理评审……等。
三、标准
ISO14001/2015 7.5.2 创建和更新 7.5.3文件化信息的控制
四、权责
各相关责任单位:对环境记录的保管与维护。
五、定义
环境记录：是指显示遵照体系而实施之活动或已达成之结果的客观证据之文书，（记录亦可使用磁盘，光盘等之媒介物）。
六、作业内容
6.1记录的书写与修改。
6.1.1书写
6.1.1.1书写时须以不容易褪色,不容易擦除之方法；
6.1.1.2不得使用铅笔；
6.1.1.3核准者不得用文字处理机打印但可用印章。
6.1.2修改
6.1.2.1修改环境记录时,须以容易明白其原委之方法来进行,并视情形,标示修改日、修改者。
6.1.2.2修改时不可以用修正液等予以清除,须将订正处以(二条)抹除线等划除并修改。
6.2需管制保存之环境记录以【环境记录管制一览表】管理,文管中心负责在文件制订、修订或废止时,若有相关之环境记录变更应实时制作一份Zui新的【环境记录管制一览表】,并依三阶文件分发、回收方式作业。
6.3环境记录之归档,储存,维护原则。
6.3.1归档方式
6.3.1.1环境记录编号采流水号码者:其归档方式采流水码由小而大连续编成。
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环境管理系统
制定日期:16年05月15日
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环境记录管理程序
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XX-2-08
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6.3.1.2环境记录编号采用单据编号原则者:依单据编号连续编成顺序排列。
6.3.1.3无流水号或单据编号者:采记录日期依序归档。
6.3.1.3.1窗体无编码者各部门依以下编码原则自行编之:
6.3.1.3.2部门代码:
MA :管理代表 Q:品保部 P:生产部
S:营业 MM:管理部
6.3.2归档时机:依各种记录选择Zui适当的时机予以整理归档,如:
6.3.2.1每日整理方式:如日报表……
6.3.2.2每月整理方式:如月报表……
6.3.2.3每季整理方式:如日报,周报,月报……
6.3.2.4每半年整理方式:如月报……
6.3.2.5每年整理方式:如月报,季报,年报……
6.3.3归档标示:
于整理归档完成时,环境记录之外部、封箱外部加以标示,环境记录内容及期间之环境记录,以达易于取阅之原则,如标示于档案夹之外部或整理成叠之日报表封页上。
6.3.4归档索引:
索引方式可如上述归档标示方式或于环境记录之封页内加“目录索引”,便于查阅。
6.3.5储存原则:
6.3.5.1为达资料储存之完整与有效性,外来传真资料需再次以复印机复印方式处理；
广州市xx有限公司
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环境管理系统
制定日期:16年05月15日
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环境记录管理程序
修改日期:
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6.3.5.2储存于档案夹(柜)中；
6.3.5.3汇整整理捆绑方式,装订成册；
6.3.5.4置于箱中,抽屉中,摆放整齐；
6.3.5.5储存于信息系统中。
6.3.6储存之环境记录应定期(如每年年终)予以检视,若发现变质或损毁时,应立即处理,并保存其完整性,若完整性不足时,应知会相关单位,尽可能补建资料,若无法补建完整,应报请管理代表裁决。
6.4若客户或供货商欲查阅或索取所需之记录时,若合约有规定,在双方同意的时间内,应可提供其评估使用。
6.5环境记录可为书面、样本或储存于信息系统内。
6.6环境记录之保存期限依【环境记录管制一览表】所载,若法规有规定或客户有要求者,应按法规规定或客户合约要求之年限保存。
6.7逾期环境记录之销毁
各保存单位在每月底检视库存档案,超过保存期限者,得自行决定销毁或继续保存,
如属保密性环境记录则统一由行政部用碎纸机销毁。
七、参考文件
7.1《文件与资料管制程序》
八、流程图
无
九、使用表单
9.1《环境记录管制一览表》
