一文掌握CNAS/CMA现场评审准备及应审技巧
实验室会面临各种现场评审的任务,如初次资质申报、监督评审、复评审、扩项变更、随机抽查等,使应审准备工作变的尤其重要,准备充分不仅可以让实验室获得专家好评,顺利通过现场评审,获得及维持资质,同时也可以通过准备环节强化大家的质量意识,提升实验室质量管理水平。
现从现场评审的依据、现场评审流程及内容、现场评审重点审查项、实验室应审准备、应审技巧几个方面给大家做总结分享。
1
现场评审依据
CNAS17025
1、评审老师依据Zui新版CNAS-WI14-01 C1《实验室认可评审工作指导书》及相关的评审用Zui新记录表格
2、实验室认可依据:
CNAS-CL01:2018《检测和校准实验室能力认可准则》
CNAS-CL01-G001:2018《CNAS-CL01《检测和校准实验室能力认可准则》应用要求》
CNAS-RL01:2019《实验室认可规则》
CNAS-R01:2019《认可标识使用和认可状态声明规则》
3、相关领域的应用说明
比如软件检测领域还需审查CNAS-CL01-A019:2018《检测和校准实验室能力认可准则在软件检测领域的应用说明》
CNAS17020
1、评审老师依据Zui新版CNAS-WI14-02C1《 检验机构认可评审工作指导书》及相关的评审用Zui新记录表格
2、实验室认可依据:
CNAS-CI01:2012《检验机构能力认可准则》
CNAS-CI01-G001:2018《检验机构能力认可准则的应用说明》
CNAS-RI01:2018《检验机构认可规则》
CNAS-R01:2019《认可标识使用和认可状态声明规则》
3、相关领域的应用准则
比如机动车辆安全检测领域还需审查CNAS-CI01-A007:2018《检验机构能力认可准则在机动车辆安全检验领域的应用说明》
CMA
1、评审老师依据《检验检测机构资质认定评审准则》、《检验检测机构资质认定评审工作程序》及相关的附表1-9
2、CMA准则RB /T 214-2017《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》《检验检测机构资质认定管理办法》实验室相关人员需要学习掌握上述的评审依据,按评审要求开展质量管理体系建设、技术能力建设、体系运行及评审前自查工作,做到有备而战。
2
现场评审流程及内容
1
首次会议
评审组长主持召开由评审组和实验室有关人员参加的首次会议,会上主要进行双方认识及了解,沟通审核分工及计划的安排,公正性、保密性要求及承诺。
注:实验室需要准备一份相对全面专业的实验室简介(应包括实验室场所、设施设备、人员、检验检测能力、管理体系运行情况及其他亮点展示)
2
现场观察
对本次审核主要场所进行现场考察,使评审组初步了解实验室的关键场所和主要设施的情况。
注:实验室需提前规划好专家参观路线及各参观点应答人员,涉及分场所的还需要考虑时间安排和车辆安排。
3
管理体系评审
专家会按照认可准则及其应用说明(适用时) 的要求进行逐一审查,方式一般为查阅文件和记录、询问、核查方式,主要确认以下几方面:确认管理体系是否已全部覆盖相关要求;已建立的管理体系是否得到有效运行,适宜性、充分性及可实施性如何;在管理体系建立和运行中是否运用风险管理、持续改进、闭环管理等理念。
注:实验室可通过内审确保实验室管理体系全部覆盖认可准则及应用说明要求,并得到有效实施,各项运行记录符合规范。
4
技术能力评审
评审组会采取适宜的方式进行技术能力现场见证和观察,方式一般为现场见证测试人员实际操作熟练度、专业度、提问测试人员对测试过程及标准的理解、审查全套记录输出、核查参加能力验证及实验室间比对情况、审查内部质控情况、审查技术人员档案等结合使用,主要确认:检验检测技术能力、测试人员数量符合要求。
注:实验室应做好充分的应审前实操演练,对测评过程中的关键点做到心中有数,内外部质控充分、标准解读要深入。应提前规划好现场试验项目及人员安排。
5
考核检验员(现场见证)
针对CNAS17020检验机构认可还会涉及到针对申报的全体检验人员的考核,方式一般为现场见证、面谈、提问检验员、查阅记录等,评价其是否具有相应的技术能力和专业判断能力,以及对相应的规律法规、检验方法相关知识的理解。
注:实验室尤其要关注资质较浅的检验员技术能力的提前强化,专业判断能力的培养。
6
考核授权签字人
该条应审可详细参看本平台的相关文章:干货︱送你一份CNAS/CMA授权签字人考核必过秘籍!及Zui全CNAS/CMA授权签字人考核题库(逢考必过!)
7
评审组内部会
评审组交流评审情况,统一对评审中发现问题的看法,确定是否构成不符合项或观察项;并明确次日的日程安排。
注:实验室可在评审组会议前针对现场评审老师的发现提供补充证据,做进一步沟通。
8
与实验室沟通
评审组会与实验室领导进行充分沟通,听取被评审实验室的意见,需要时解答实验室代表关心的问题或消除双方观点的差异。
注:很多评审专家会要求实验室Zui高管理者一定要参加此会议,会议会针对本次所有发现问题进行讨论,确定Zui终的不符合项,达成共识。
9
末次会议
会议由评审组长主持,实验室各部门负责人及代表参加会议。评审组报告本次审核情况,公布不符合项及改进建议,宣布评审结论,提出不符合项整改要求和时间(CNAS需在2个月内/CMA需在30个工作日内完成整改及报告提交,影响检测结果的不符合需在1个月内完成整改),并对评审报告、不符合项双方确认签字,材料封存。
注:在进行双方材料签字时,应认真阅读评审报告后再签,防止笔误或其他表述的差异。
3
现场评审重点审查项
1、现场评审涉及的重点岗位:实验室管理者、各部门负责人、质量负责人、技术负责人、授权签字人、复核人员、质量监督员、检验检测人员、设备管理员、样品管理员、文件管理员、人事管理员、业务员、IT管理员、安全管理员等。
2、现场评审重点内容:有效性评估和验证★ 针对实验室制订的参加能力验证的工作计划,核查其合理性和实施情况,并关注实验室参加能力验证的结果以及是否根据人员、方法、场所和设备等变动情况,定期审查和调整参加能力验证的工作计划; 实验室需特别留意对能力验证结果的分析和持续改进对策;★ 测量不确定度的评估;★除标准方法以外的其它方法的确认;★实验室内审和管理评审安排的合理性、是否达到预期目标; ★管理评审形成的改进措施的实施和验证; ★实验室的环境设施; ★仪器设备的量值溯源情况,维护情况、校准/检定情况,并能对校准/检定结果正确使用; ★ 实验室质量监控措施的全面性、充分性和有效性; ★ 变更后技术能力的维持情况; ★在管理体系建立和运行中是否体现风险管理的理念,包含公正性风险。 ★审查分包情况。
注:针对监督评审,会重点关注认可标识的使用是否合规;初评时不符合项的纠正措施是否得到有效实施,效果如何;审查自获认可以来管理体系运行情况是否正常,尤其内审和管理评审情况,人员、设备、环境等变更情况;确认技术能力是否持续保持,能力验证是否持续满足要求。
4
现场评审前准备
1、开展现场评审前自查及预评审CNAS17025实验室按《检测/校准实验室现场评审核查表》、CNAS17020实验室按《检验机构质量文件与认可准则自我核查对照表》、CMA实验室按RB/T 214-2017准则逐一审查管理体系运行情况,尤其关注上述第3条总结的现场评审重点审查项,对审查发现开展改善。
应关注现场重点记录的审查:
★检测作业指导书、设备操作规程:对正在进行的测试,现场要确认作业指导书可以方便获得Zui新受控版本
★设备维护保养记录、设备使用登记表:去现场能找到每台仪器设备的对应表格,填写完整规范
★测试原始记录:能在测试电脑中打开记录供老师审查,并确保所有的原始记录都有效溯源(记录要体现测试人员、校核人员,用到的仪器设备的编号信息、测试标准方法、能复现测试的温度湿度、测试数据;数据处理记录、记录受控编号及版本好、年号、编号、页码等标识)
★检测区域温湿度记录:能提供完整规范的环境监控记录表供老师审查,对异常结果有分析管控措施
★设备校准/检定及校准确认记录:能提供仪器检定/校准结果确认表和报告供老师审查
★检测有用到相关软件时,要提供软件验证记录:能提供Zui新Zui新版本的验证记录,针对版本变更有重新验证的记录;
★方法验证与确认记录:测试使用的标准方法和非标方法都要按照程序文件走相关流程,有记录可查
★技术人员档案、人员岗位能力确认记录:档案齐全,上岗前都经常岗位能力考核和确认,有记录可查
★区域标识、样品标识(如,已检、待检……):各个实验室,样品管理室要有正确、清晰的标识
2、开展全员管理体系培训、技能实操训练确保每一位员工熟悉自己的工作职责并能够顺利的描述出来(含工作程序、工作方法),非常熟悉自己负责部分的工作要求及关键参数;并能够描述为什么这样做。
3、应审资料准备★现场评审日程表(要求同评审组长提前确认);★质量管理手册、程序文件、各领域作业指导书一套(确保受控Zui新版本);★所有运行记录确保合规输出并归档;★对接评审组,按专家要求准备相关现场评审材料。
4、接待准备★同评审员联系接待事宜,安排接送人员、车辆、预定酒店、就餐安排;准备会议室、座牌、投影、拍照等;★提前发应审通知及首次会议通知,全员准时到位,积极配合现场评审;★实验室内务提前整理,确保整洁有序,标识清晰;布置参观现场路线;★安排好陪审人员、接待人员、现场实操人员、现场应审人员等,一般:评审组长由分管领导、质量负责人陪同;技术评审员由各领域技术负责人陪同;资料管理员全程陪同并随时提供文件、资料等。
5、专家接待★接专家入住酒店;★安排食宿(可能他们会开一个简短的会议);★同审核员沟通现场评审日程及首次会议、座谈会议、末次会议相关事项,资料提前提交给评审人员阅读(zuihao每人备好管理体系文件1套提前给老师);★安排好每日餐饮及接送专家评审员(中餐、晚餐及午休、接送等);★安排评审首次会议、座谈会议、末次会议的场地/参会人员,发送会议通知。
5
现场评审应审技巧
应审基本点:
1、要以管理体系文件为基础
2、以各项实际运行记录为依据
3、以实际情况来证明。
问答问题时应注意:
★能快速准确的提供老师所需的文件、运行记录,要求提供的各项证据客观、真实;
★熟练掌握质量方针、目标、保密要求、公正性要求,熟悉自己负责领域的工作职责和流程,能做到应答如流;
★对不是自己负责的区域要清楚谁负责,能将问题提交给对应负责人,不清楚的不要随便应答,以免给老师留下工作随意、不专业的印象;问答问题时围绕老师的提问谨慎回答,不做过多延伸;
★保持轻松、愉快的沟通氛围,自信谦和,避免和老师发生争辩,虚心倾听专家建议;如对老师的表述有异议时,提供充分的证据进行耐心细致的沟通解释。